桂理工教务【2022】29号

 

各本科教学单位：

根据《桂林理工大学档案管理办法》[桂理工（2019）18号]的通知，为进一步加强本科课程考试（考查）试卷存档管理，现对本科考试（考查）试卷存档要求如下。

一、存放单位

各本科教学单位根据课程归属，对本科课程考试（考查）试卷进行存档管理，履行试卷存档主体责任。

二、存放范围

1）必修课、选修课期末考试（考查）试卷材料，包括：空白卷、评分标准、学生答题卷（卡）、学生成绩单、课程教学总结、考场记录表等。

2）选修课、集中实践课程的期末结课报告材料，包括：学生课程报告、成绩批阅、学生成绩单等。

三、存放要求

1）各本科教学单位需配备相应房间用于存放、保管本科考试试卷。试卷保管室应配备灭火器，照明条件好，室内环境整洁，要具有防火、防盗、防潮、防鼠功能。除试卷管理相关人员外，其他任何人员未经允许不得进入试卷保管室。

2）试卷保管室应选配一名保密观念强、坚持原则、忠于职守、严格遵守纪律、工作认真负责的工作人员作为试卷保管员。试卷保管员应熟悉有关的规章制度，熟悉试卷、答卷的收发手续。

3）试卷保管室的钥匙必须由试卷保管员掌管，钥匙不得转交

他人，严防丢失和复制。

4）在试卷交接各个环节均应办理相应登记手续。

5）如发生试卷泄密、被盗、丢失、严重损害、涂改等重大事件，应立即报告学院有关领导和教务处。对发生泄密、丢失、被盗等重大事故的，应根据学校相关规定追究相关人员的责任。

四、存放流程

1）任课教研室（教师）在完成学生课程（含集中性实践教学环节）考核成绩评定后，应及时将试卷及相关材料整理齐全后移交至课程所在教学单位的试卷保管员。

2）试卷（报告）按课程分学期、分课程班进行保存，教学单位试卷管理人员应在本学期前8周内整理完前一学期的试卷及相关材料，集中保存于教学单位指定的试卷保管室进行存档。应存放规范，建立台账，方便查找，确保安全。

五、存放年限

1）纸质试卷档案的正常存档时间一般为6年，未完成专业认证的相关专业试卷存档时间为8年。采用电子扫描件存档的应将扫描文件刻录成光盘存档，相应的纸质试卷存档时间为2年。

2）试卷达到最高保存年限后，教务处每年组织一次集中销毁工作，各本科教学单位也可联系指定的销毁单位自行销毁，联系方式可向教务处获取。

六、检查落实

1）各教学单位根据《桂林理工大学档案管理办法》落实本科课程考试（考查）试卷存档主体责任。

2）教务处将不定期组织试卷存档抽查工作，包括抽查试卷保存完整度、管理台账等内容。抽查结果可采取一定方式在一定范围内公布，评议结果作为考核教学单位的教学质量和管理的参考之一。